Bản mô tả công việc là gì? Việc xây dựng bản mô tả công việc chi tiết được thực hiện như thế nào?

Nội dung chính

• Bản mô tả công việc là gì?
• Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết thực hiện như thế nào?
• Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động được quy định như thế nào?

Bản mô tả công việc là gì?

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng và tìm kiếm việc làm tăng cao nên các bên thường xuyên sử dụng bản mô tả công việc. Do đó, thường xuyên gặp câu hỏi bản mô tả công việc là gì, để có thể trả lời bản mô tả công việc là gì cần tìm hiểu sơ bộ và chức năng của bản mô tả công việc.

Đầu tiên, có thể hiểu bản mô tả công việc là gì thông qua cách hiểu sơ bộ bản mô tả công việc (Job Description). Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp những thông tin tóm tắt về bản chất chức năng, nhiệm vụ và các yêu cầu của một vị trí công việc. Mục đích xây dựng bản mô tả công việc là đưa ra những chỉ dẫn cụ thể cho người lao động và các cấp quản lý trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp.

Tiếp đó, có thể hiểu bản mô tả công việc là gì thông qua các chức năng sau thường thấy của bản mô tả công việc:

Bản mô tả công việc được sử dụng phổ biến nhất trong công tác tuyển dụng, có vai trò giúp ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn đánh giá và tuyển chọn cho vị trí công việc. Đồng thời đưa ra định hướng để ứng viên xác định được liệu họ có phù hợp với công việc đó hay không.

Trong công tác định hướng nhân sự, bản mô tả công việc giúp các nhân viên hiểu được kỳ vọng của tổ chức dành cho họ và nhận thức rõ về nhiệm vụ cũng như trách nhiệm trong công việc, từ đó cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao phó.

Trong quản trị thành tích, bản mô tả công việc đóng vai trò như một khung tham chiếu để người quản lý có tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên rõ ràng và là cơ sở để xây dựng hệ thống đãi ngộ hợp lý.

Đặc biệt, bản mô tả công việc càng quan trọng và bắt buộc trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập hoặc khi xuất hiện đầu công việc mới.

Bản mô tả công việc là gì? (Hình ảnh từ Internet)

Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết thực hiện như thế nào?

Có thể tham khảo các bước sau để xây dựng bản mô tả công việc chi tiết

Bước 1: Thu thập thông tin về công việc

Thu thập những thông tin cần thiết về vị trí công việc là công tác đầu tiên khi xây dựng bản mô tả công việc đạt chuẩn. Việc này sẽ cung cấp cho người viết những dữ liệu chính xác về yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn cần thiết trong việc thực hiện công việc.

Bước 2: Xác định bối cảnh thực hiện công việc

Quan hệ báo cáo: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định trách nhiệm giải trình với cấp trên

Quan hệ giám sát: Được định vị trong cơ cấu tổ chức, xác định ai sẽ là người giám sát quy trình thực hiện công việc của người lao động

Quan hệ với người khác: Quan hệ giữa các phòng ban khác trong việc hỗ trợ lẫn nhau

Điều kiện làm việc: Cần chú ý đến những nhân tố môi trường gây nguy hiểm hoặc ngắt quãng quá trình làm việc như nhiệt độ quá cao/thấp, môi trường làm việc ồn ào/có rung chấn,…

Bước 3: Xác định nội dung công việc

Nội dung công việc bao gồm các hoạt động chức năng mà nhân viên phải thực hiện để đạt được mục tiêu công việc. Nội dung công việc bao gồm 3 cấp độ từ khái quát đến chi tiết:

+ Cấp độ 1 (Bao quát) – Đề cập đến các chức năng/nhiệm vụ chung

+ Cấp độ 2 (Cụ thể) – Diễn giải các nhiệm vụ một cách cụ thể, là những gì mà nhân viên phải thực hiện khi triển khai một chức năng của công việc hoặc để tạo ra một sản phẩm/dịch vụ cụ thể

+ Cấp độ 3 (Chi tiết) – Các công đoạn chi tiết cần được triển khai để hoàn thành nhiệm vụ

Bước 4: Xác định các yêu cầu đối với công việc

Xác định những yêu cầu đối với người thực hiện là một trong những bước quan trọng nhất trong công tác xây dựng bản mô tả vị trí công việc. Các yêu cầu đối với nhân viên bao gồm những khía cạnh sau:

+ Kiến thức: Những kiến thức và hiểu biết về chuyên môn cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ

+ Kỹ năng: Khả năng thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (mang tính thao tác, có thể thực hiện được thông qua đào tạo)

+ Năng lực: Khả năng thực hiện những nhiệm vụ phi thao tác bao gồm: trí lực, thể lực, năng lực tâm lý, năng lực tư duy,…

+ Các yêu cầu khác: Một số yêu cầu về pháp lý (bằng cấp, chứng chỉ), yêu cầu về tính cách (tinh thần làm việc, đạo đức nghề nghiệp) hay yêu cầu về sự sẵn sàng (ngày bắt đầu làm việc)

Bước 5: Xác định quyền hạn đối với công việc

Khâu cuối cùng để hoàn thiện quy trình xây dựng bản mô tả công việc là xác định quyền hạn của người thực hiện công việc. Đây là những quyền lợi chính đáng mà người lao động được hưởng như đã đề cập ở nội dung bên trên. Lưu ý các quyền hạn phải được liệt kê đầy đủ nhằm đảm bảo lợi ích cho người thực hiện công việc.

Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 thì khi giao kết hợp đồng lao động người lao động và người sử dụng lao động phải đảm bảo nghĩa vụ cung cấp thông tin sau:

- Người sử dụng lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người lao động về công việc, địa điểm làm việc, điều kiện làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động, tiền lương, hình thức trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người lao động yêu cầu.

- Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.