07 lý do hóa đơn điện tử không được cơ quan thuế cấp mã? Hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã phải làm sao?

Nội dung chính

• Một số lỗi có thể làm hóa đơn điện tử không được cấp mã từ cơ quan thuế?
• Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố?
• Hóa đơn điện tử bị Cơ quan thuế từ chối cấp mã thì làm như thế nào?

Một số lỗi có thể làm hóa đơn điện tử không được cấp mã từ cơ quan thuế?

(1) Số điện thoại dài quá hơn 20 ký tự

- Trong trường hợp không được cấp mã của cơ quan thuế, cá nhân tổ chức có thể xem lại số điện thoại được đăng ký với cơ quan thuế đã được nhập đúng hay chưa theo quy định, vui lòng nhập lại số điện thoại chính xác và đúng theo định dạng

(2) Email người mua không đúng?

Cấu trúc của email: Một địa chỉ email sẽ gồm có các phần: Tên email và tên miền.

Ví dụ: congtyabc@gmail.com

(3) Số tài khoản ngân hàng của người nhận dài quá 30 ký tự

Mỗi ngân hàng sẽ có những số lượng số khác nhau tuy nhiên, số tài khoản ngân hàng nhập lên trên hệ thống cơ quan thuế không được dài quá 30 ký tự.

(4) Không được bỏ trống tên người mua

(5) Mã số thuế không đúng định dạng

Mã số thuế (MST) là một dãy gồm 10 hoặc 13 số được cơ quan có thẩm quyền cấp cho người thực hiện đăng ký thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi có phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

(6) Ngày xuất hóa đơn không đúng

+ Ngày xuất hóa đơn đầu tiên phải lớn hơn ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn

Ví dụ: ngày được chấp thuận tờ khai sử dụng hóa đơn là ngày 14/7/2022 thì ngày xuất hóa đơn đầu tiên sớm nhất phải là 15/7/2022.

(7) Nhập thiếu thuế suất

Xem lại mục nhập thuế suất để kiểm tra đã nhập đúng và đủ thuế suất các hàng hóa.

Trên đây là một số lỗi cơ bản khi nhập dữ liệu vào phần mềm có thể làm hóa đơn điện tử không được cấp mã từ cơ quan thuế.

Một số lỗi có thể làm hóa đơn điện tử không được cấp mã từ cơ quan thuế? Hóa đơn bị từ chối cấp mã thì làm như thế nào? (Hình từ internet)

Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố?

Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

"Điều 20. Xử lý sự cố đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, Tổng cục Thuế thực hiện các giải pháp kỹ thuật chuyển sang hệ thống dự phòng và có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về các sự cố nêu trên. Tổng cục Thuế lựa chọn một số tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã hóa đơn điện tử trong trường hợp hệ thống của cơ quan thuế gặp sự cố.

Trường hợp trong thời gian chưa khắc phục được sự cố của cơ quan thuế thì cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế được khắc phục, cơ quan thuế thông báo để các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chậm nhất 02 ngày làm việc kể từ thời hạn ghi trên thông báo của cơ quan thuế, tổ chức, cá nhân gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

3. Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Tổng cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải khắc phục nhanh nhất sự cố, có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

4. Trường hợp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Tổng cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Trong thời gian này tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã đến cơ quan thuế.

Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gặp lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.”

Như vậy, việc không thể cấp mã do lỗi kỹ thuật không được xác định là hành vi chậm gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày Tổng cục Thuế có thông báo Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Tuy nhiên nếu không thể cấp mã thì cá nhân tổ chúc có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để sử dụng, nhưng sau khi đã khắc phục được sự cố thì phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của cơ quan thuế theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bị Cơ quan thuế từ chối cấp mã thì làm như thế nào?

Bước 1: Vào Quản lý thu/Hóa đơn. Với những hóa đơn đã phát hành bị cơ quan thuế từ chối cấp mã có trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã

Bước 2: Tích chọn vào hóa đơn cơ quan thuế từ chối cấp mã, nhấn Cấp hóa đơn

Bước 3: Sau khi cấp hóa đơn thành công, phát hành hóa đơn vừa cấp lại tương tự như khi phát hành hóa đơn mới

Bước 4: Có thể tìm kiếm nhanh hóa đơn cơ quan thuế từ chối cấp mã bằng cách nhấn vào Trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã hoặc chọn trạng thái Đã cấp – Từ chối cấp mã trên thanh công cụ