Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng để làm gì? Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ này gồm những hoạt động nào?

Nội dung chính

• Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm những hoạt động nào?
• Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng để làm gì?
• Người lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm như thế nào?

Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm những hoạt động nào?

Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm những hoạt động được quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 13/2023/TT-BNV như sau:

Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm:

a) Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

b) Xác định giá trị tài liệu;

c) Bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ;

đ) Thống kê tài liệu lưu trữ;

e) Tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

g) Sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP , Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản tài liệu.

Như vậy, theo quy định trên thì nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử gồm những hoạt động sau:

- Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Xác định giá trị tài liệu;

- Bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ;

- Thống kê tài liệu lưu trữ;

- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ;

- Sử dụng tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng để làm gì? Nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ này gồm những hoạt động nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng để làm gì?

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng theo quy định tại Điều 8 Thông tư 13/2023/TT-BNV như sau:

Sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan

1. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

2. Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu phải được sử dụng trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.

3. Lưu trữ cơ quan phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử đã nộp lưu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

4. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại Lưu trữ cơ quan phải bảo đảm tính năng cho phép trích xuất dữ liệu từ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử dưới dạng văn bản điện tử theo định dạng quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư này hoặc in ra văn bản giấy để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ thủ tục hành chính điện tử tại Lưu trữ cơ quan được sử dụng để giải quyết thủ tục hành chính và phục vụ các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Người lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm như thế nào?

Người lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm được quy định tại khoản 3 Điều 9 Thông tư 13/2023/TT-BNV như sau:

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

2. Người giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

3. Người làm lưu trữ có trách nhiệm:

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

b) Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

c) Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

d) Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Như vậy, theo quy định trên thì người lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có trách nhiệm sau:

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ thủ tục hành chính điện tử.

- Giao nộp hồ sơ thủ tục hành chính điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Tổ chức hủy hồ sơ thủ tục hành chính điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.