Hồ sơ, tài liệu khi đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước được bảo quản như thế nào?

Nội dung chính

• Hồ sơ, tài liệu chưa đến hoặc đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước được bảo quản như thế nào?
• Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm như thế nào trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ?
• Công chức làm nhiệm vụ lưu trữ có trách nhiệm như thế nào trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước?

Hồ sơ, tài liệu chưa đến hoặc đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước được bảo quản như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1, khoản 2 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ do các công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ, tủ đựng tài liệu. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

...

Theo khoản 11, khoản 12 Điều 2 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 giải thích về tài liệu, tài liệu lưu trữ như sau:

11. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

12. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

...

16. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước, các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, tổ chức, cá nhân.

Theo quy định trên, hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước do các công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ, tủ đựng tài liệu. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước (Hình từ Internet)

Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm như thế nào trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

...

3. Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

...

Như vậy, theo quy định trên, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như sau:

- Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

- Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.

Công chức làm nhiệm vụ lưu trữ có trách nhiệm như thế nào trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước?

Theo khoản 4 Điều 36 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước Ban hành kèm theo Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 quy định như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

...

4. Công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho hoặc tủ, giá hồ sơ, tài liệu để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Như vậy, trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ có trách nhiệm:

- Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;

- Hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;

- Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho hoặc tủ, giá hồ sơ, tài liệu để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.