Đơn vị sự nghiệp công lập được quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho đơn vị mình hay không?

Nội dung chính

• Đơn vị sự nghiệp công lập được quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho đơn vị mình hay không?
• Chứng từ kế toán tự thiết kế của đơn vị sự nghiệp công lập cần có những nội dung gì?
• Đơn vị sự nghiệp công lập có thể lập chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử hay không?

Đơn vị sự nghiệp công lập được quyền tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cho đơn vị mình hay không?

Căn cứ Điều 3 Thông tư 107/2017/TT-BTC có quy định về chứng từ kế toán như sau:

"Điều 3. Quy định về chứng từ kế toán

1. Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

2. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

3. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

4. Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này."

Theo quy định trên, có thể thấy tất cả các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc, đồng thời trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.

Tuy nhiên, ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc nói trên, các đơn vị vẫn có quyền tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chứng từ kế toán (Hình từ Internet)

Chứng từ kế toán tự thiết kế của đơn vị sự nghiệp công lập cần có những nội dung gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 107/2017/TT-BTC có quy định:

"2. [...] Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị."

Theo đó, nội dung chứng từ kế toán tự thiết kế nói riêng và của chứng từ kế toán nói chung phải đảm bảo có những nội dung theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 như sau:

"Điều 16. Nội dung chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ."

Đơn vị sự nghiệp công lập có thể lập chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử hay không?

Căn cứ Điều 17 Luật kế toán 2015 có quy định về chứng từ điện tử như sau:

"Điều 17. Chứng từ điện tử

1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

2. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

3. Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán."

Như vậy, trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập muốn lập chứng từ kế toán dưới dạng chứng từ điện tử thì phải đảm bảo chứng từ được lập có đầy đủ nội dung của một chứng từ kế toán.

Đồng thời, chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.