Đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan?

Nội dung chính

• Những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan?
• Thủ tục sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?
• Trách nhiệm của người đến sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?

Những đối tượng nào trong hệ thống Tòa án nhân dân được sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan?

Căn cứ theo điểm a khoản 4 Điều 29 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

1. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

2. Tòa án nhân dân các cấp, căn cứ vào các quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao xây dựng nội quy khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan mình.

3. Việc khai thác, sử dụng tài liệu chứa bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế này.

4. Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan:

Căn cứ các quy định của pháp luật tố tụng và tính đặc thù của hoạt động tư pháp, các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tòa án nhân dân được quy định như sau:

a) Đối với tài liệu quản lý nhà nước:

- Đối tượng được sao, chụp: Tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đều được sao, chụp tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

- Tài liệu được phép sao chụp: Các tài liệu có trong Kho lưu trữ không mang bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý.

...

Theo đó, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác được khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của hệ thống Tòa án nhân dân theo quy định của pháp luật và của Tòa án nhân dân tối cao vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Căn cứ các quy định của pháp luật tố tụng và tính đặc thù của hoạt động tư pháp, các đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Tòa án nhân dân đối với tài liệu quản lý nhà nước và đối với hồ sơ vụ án và tài liệu trong hồ sơ vụ án.

Đối tượng được sao, chụp tài liệu quản lý nhà nước là tất cả cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong hệ thống Tòa án nhân dân và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác đều được sao, chụp tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.

Tài liệu được phép sao chụp: Các tài liệu có trong Kho lưu trữ không mang bí mật nhà nước do Tòa án nhân dân quản lý.

Sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan (Hình từ Internet)

Thủ tục sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan

1. Đối với người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc phiếu mượn, phiếu yêu cầu ghi rõ mục đích khai thác và phải được phê duyệt của người có thẩm quyền.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân đến Tòa án nhân dân khai thác tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị kèm giấy giới thiệu còn giá trị ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.

c) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích riêng phải có đơn (xin sao tài liệu/trả lại tài liệu) nêu rõ mục đích sử dụng tài liệu, kèm chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng), giấy ủy quyền hợp lệ (nếu có ủy quyền). Trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu và phải được cấp có thẩm quyền của cơ quan quản lý tài liệu đồng ý.

...

Như vậy, thủ tục sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan đối với người đến sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể trên.

Trách nhiệm của người đến sử dụng tài liệu quản lý nhà nước tại Lưu trữ cơ quan như thế nào?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 33 Quy chế về chế độ quản lý hồ sơ vụ án và công tác lưu trữ trong hệ thống Tòa án nhân dân Ban hành kèm theo Quyết định 193/QĐ-TANDTC năm 2022 quy định như sau:

Trách nhiệm của người làm công tác lưu trữ và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

2. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền, người làm công tác lưu trữ có trách nhiệm giải quyết yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và thực hiện thu lệ phí theo quy định.

3. Các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thống Tòa án nhân dân; các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu; nghiêm chỉnh thực hiện Nội quy khai thác tài liệu và các quy định của cơ quan; nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

Theo đó, các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc hệ thống Tòa án nhân dân; các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu. Đồng thời, nghiêm chỉnh thực hiện Nội quy khai thác tài liệu và các quy định của cơ quan và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.