Doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm thì có bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt tiền không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm thì có bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt tiền không?
• Trường hợp tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản bị mất thì doanh nghiệp có bắt buộc phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán không?
• Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp?

Doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm thì có bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt tiền không?

Thời hạn đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ được quy định tại khoản 3 Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

...

Đồng thời, căn cứ Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định như sau:

Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau:

a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định;

b) Không sắp xếp tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;

b) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ;

c) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;

d) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.

3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;

b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán

Theo quy định thì doanh nghiệp phải đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Trường hợp doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức cảnh cáo.

Như vậy, theo quy định, nếu doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức cảnh cáo, không phạt tiền.

Doanh nghiệp đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm thì có bị xử phạt vi phạm hành chính theo hình thức phạt tiền không? (Hình từ Internet)

Trường hợp tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản bị mất thì doanh nghiệp có bắt buộc phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán không?

Trường hợp tài liệu kế toán bị mất được quy định tại Điều 42 Luật kế toán 2015 như sau:

Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

Như vậy, theo quy định, trong trường hợp tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản bị mất nhưng không thể liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán thì doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán.

Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của doanh nghiệp?

Trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán được quy định tại khoản 4 Điều 41 Luật Kế toán 2015 như sau:

Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

...

3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

...

Như vậy, theo quy định, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.