Công chứng viên muốn thành lập văn phòng công chứng cần điều kiện gì? Liên hệ với cơ quan nào để đăng ký thành lập văn phòng công chứng?

Nội dung chính

• Công chứng viên muốn thành lập văn phòng công chứng cần điều kiện gì?
• Điều kiện cần có của Văn phòng công chứng là gì?
• Cơ quan nào có thẩm quyền để xét duyệt đăng ký Văn phòng công chứng?
• Thủ tục xem xét hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng như thế nào?

Công chứng viên muốn thành lập văn phòng công chứng cần điều kiện gì?

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định về văn phòng công chứng như sau:

- Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Như vậy, công chứng viên để thành lập văn phòng công chứng cần phải có hai công chứng viên hợp danh trở lên. Đối với người đại diệp pháp luật của văn phòng công chứng (Trưởng văn phòng) cần có ít nhất 02 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng trở lên và phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng. Ngoài ra pháp luật còn quy định về điều kiện cần còn của Văn phòng công chứng, đáp ứng được các yêu cầu đó thì mới có thể thành lập Văn phòng công chứng.

Tải về mẫu Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng mới nhất 2023: Tại Đây

Điều kiện cần có của Văn phòng công chứng là gì?

Căn cứ khoản 4 Điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

"Điều 22. Văn phòng công chứng

4. Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định."

Dẫn chiếu Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công chứng quy định về điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng như sau:

- Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

- Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

Bên cạnh đó khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014 cũng có quy định về trụ sở của Văn phòng công chứng. Theo đó việc đặt tên cho Văn phòng công chứng phải tuân thủ theo quy định như sau:

"Điều 22. Văn phòng công chứng

3.Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc."

Cơ quan nào có thẩm quyền để xét duyệt đăng ký Văn phòng công chứng?

Theo khoản 1 Điều 23 Luật Công chứng 2014 quy định về thành lập Văn phòng công chứng như sau:

"Điều 23. Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng."

Vậy để thành lập văn phòng công chứng cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Thủ tục xem xét hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng như thế nào?

Căn cứ khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 23 Luật Công chứng 2014 thì thời gian để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét và đưa ra quyết định thành lập Văn phòng công chứng như sau:

"Điều 23. Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

2. Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

3. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

4. Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do."

Như vậy, trong thời hạn 20 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và đưa ra quyết định thành lập. Văn phòng công chứng có thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định để gửi hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương. Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ thì trong 10 ngày làm việc Sở Tư pháp sẽ cấp giấy chứng nhận hoạt động cho Văn phòng, trường hợp từ chối sẽ có văn bản thông báo nêu lý do rõ ràng.