Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu tối thiểu bao nhiêu bộ? Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ ra sao?

Nội dung chính

• Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu tối thiểu bao nhiêu bộ?
• Ai có thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu?
• Quy định về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào?

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu tối thiểu bao nhiêu bộ?

Theo Điều 38 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:

Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử

a) Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

b) Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

c) Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

d) Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

đ) Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

e) Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

g) Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.

2. Đối với hồ sơ lưu trữ giấy

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu, các đơn vị và công chức, viên chức, người lao động phải giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan. Kho Lưu trữ cơ quan phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

3. Trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Chánh Văn phòng Bộ: Chỉ đạo việc thực hiện về bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu; thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ, đột xuất kho và tài liệu lưu trữ.

b) Công chức Văn thư Bộ: có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và Quy chế của Bộ về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp hoặc cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu. Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, kịp thời báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phòng Bộ biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi mình quản lý.

Theo đó, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ). Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử (Hình từ Internet)

Ai có thẩm quyền phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu?

Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, được căn cứ tại Điều 41 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 như sau:

Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ Nội vụ

a) Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính: phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ thông thường. Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo (không đóng dấu).

b) Chánh Văn phòng (có thể ủy quyền Phó Chánh văn phòng phụ trách): phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ có nội dung hạn chế sử dụng (tài liệu nhân sự, tài chính - kế toán, tài liệu về công tác thanh tra, tổ chức phi chính phủ…). Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao photo (có đóng dấu).

2. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan Bộ Nội vụ

a) Cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan Bộ nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

b) Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp pháp khác và phải được Chánh Văn phòng đồng ý.

3. Các trường hợp phức tạp phát sinh khác trong quá trình phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cần xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ (nếu cần).

4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Nội vụ.

Đối chiếu với quy định trên thì Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ và Kiểm soát thủ tục hành chính: phê duyệt phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Bộ đối với tài liệu lưu trữ thông thường.

Hình thức khai thác: đọc, ghi chép tài liệu tại phòng đọc Lưu trữ cơ quan, sao, photo (không đóng dấu).

Quy định về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ như thế nào?

Theo Điều 42 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 quy định như sau:

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Văn phòng Bộ xây dựng Nội quy phòng đọc.

2. Công chức được phân công thực hiện nhiệm vụ lưu trữ sử dụng các công cụ quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc: Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ; Sổ đăng ký độc giả; Phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu; Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu.