Chứng nhận lãnh sự là gì? Những giấy tờ tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự bao gồm những giấy tờ nào?

Nội dung chính

• Chứng nhận lãnh sự là gì?
• Những giấy tờ tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự bao gồm những giấy tờ nào?
• Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như thế nào?
• Địa điểm chứng nhận lãnh sự ở đâu?

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Theo đó, chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Chứng nhận lãnh sự là gì? Những giấy tờ tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự bao gồm những giấy tờ nào? (Hình từ Internet)

Những giấy tờ tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự bao gồm những giấy tờ nào?

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự như sau:

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Ngoài ra, căn cứ theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP có quy định về các loại giấy tờ tài liệu không được chứng nhận lãnh sự như sau:

- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

- Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.

- Thời hạn lưu trữ:

+ Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;

+ Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.

- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Địa điểm chứng nhận lãnh sự ở đâu?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định như sau:

Ngôn ngữ, địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng chính thức của nước nơi giấy tờ đó được sử dụng hoặc tiếng Anh, tiếng Pháp.

2. Địa điểm chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Như vậy, địa điểm chứng nhận lãnh sự là trụ sở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.