Cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ những năm trước có được hay không? Quy định về khấu trừ thuế TNCN hiện nay như thế nào?

Nội dung chính

• Cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ những năm trước có được hay không?
• Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in được quy định như thế nào?
• Chứng từ khấu trừ tự in được sử dụng như thế nào?

Cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ những năm trước có được hay không?

Căn cứ khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

- Chứng từ khấu trừ

+ Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

+ Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

+ Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

+ Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Theo đó, đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên thì tổ chức trả thu nhập thực hiện cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Khấu trừ thuế TNCN

Thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in được quy định như thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC (được đính chính bởi khoản 1 điều 1 Quyết định 814/QĐ-BTC) quy định về thủ tục đăng ký sử dụng và lưu hành chứng từ khấu trừ tự in như sau:

1- Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in.

a) Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý

Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

- Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

- Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư này.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký sử dụng chứng từ tự in hợp lệ của tổ chức trả thu nhập, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và đối chiếu với tình hình thực hiện chính sách thuế thu nhập cá nhân của đơn vị, ra thông báo chấp thuận việc đăng ký chứng từ khấu trừ; trường hợp không đủ điều kiện thì thông báo nêu rõ lý do không chấp thuận để tổ chức trả thu nhập biết.

2- Thông báo lưu hành chứng từ khấu trừ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

Như vậy, theo quy định trên thì sau khi có công văn chấp thuận của cơ quan thuế thì công ty mới được phép tự in Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để cấp cho người lao động có yêu cầu.

Trong đó, mẫu Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC, doanh nghiệp phải thể hiện thông tin tổ chức trả thu nhập trong kỳ tính thuế đó và phải được ký, đóng dấu bởi đại diện tổ chức trả thu nhập.

Tuy nhiên, theo nội dung trao đổi của Chị thì doanh nghiệp Chị đã chuyển đổi loại hình doanh nghiệp tại thời điểm tháng 4 năm 2020, do đó về việc quản lý con dấu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014.

Theo đó, thời điểm này khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì phải thực hiện thông báo thay đổi con dấu và nộp lại con dấu cũ.

Do đó, trường hợp này, doanh nghiệp không còn con dấu của tổ chức trả thu nhập trong kỳ tính thuế năm 2018. Vì vậy, theo quan điểm cá nhân của người hỗ trợ thì trường hợp này doanh nghiệp Chị không thực hiện cấp Chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2018 cho người lao động được.

Chứng từ khấu trừ tự in được sử dụng như thế nào?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC quy định về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in như sau:

- Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.

- Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

- Trường hợp chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

- Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ.

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.