Cá nhân ngoài cơ quan bảo hiểm xã hội muốn sử dụng tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì phải cần giấy tờ gì?

Nội dung chính

• Cá nhân ngoài cơ quan bảo hiểm xã hội muốn sử dụng tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì phải cần giấy tờ gì?
• Cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức nào?
• Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Cá nhân ngoài cơ quan bảo hiểm xã hội muốn sử dụng tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì phải cần giấy tờ gì?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 27 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức, cá nhân muốn sử dụng tài liệu lưu trữ phải có:

1. Đối với công chức, viên chức, các đơn vị trong cơ quan BHXH muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Các đơn vị phải có văn bản đề nghị của Thủ trưởng đơn vị;

- Công chức, viên chức sử dụng Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu (Mẫu số 16)

2. Đối với cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan BHXH phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan nơi công tác (đối với tổ chức); giấy đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (đối với cá nhân); kèm theo giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh. Trong giấy đề nghị cần nêu rõ họ tên, lý do, loại tài liệu và hình thức sử dụng tài liệu (nghiên cứu tại chỗ, rút hồ sơ để di chuyển, cung cấp bản sao hay bản chứng thực tài liệu lưu trữ).

3. Đối với việc cung cấp bản sao hồ sơ hưởng các chế độ BHXH tại Trung tâm Lưu trữ thực hiện như sau:

a) Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh có nhu cầu được cung cấp bản sao hồ sơ hoặc một trong các thành phần của hồ sơ lưu trữ cần có văn bản đề nghị như quy định tại Khoản 1 Điều này kèm theo danh sách đề nghị cấp bản sao hồ sơ hưởng BHXH.

b) Trường hợp các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sao hồ sơ hưởng BHXH nhưng không có hồ sơ lưu trữ tại BHXH tỉnh, BHXH tỉnh lập danh sách đề nghị cấp bản sao hồ sơ hưởng BHXH (thực hiện theo Mẫu số 18) và văn bản đề nghị gửi Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam (không hướng dẫn cá nhân, tổ chức trực tiếp đến khai thác hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam). Trung tâm Lưu trữ sẽ có trách nhiệm cấp bản sao hoặc bản chứng thực gửi lại BHXH tỉnh để chuyển cho tổ chức, cá nhân.

Như vậy, theo quy định trên thì cá nhân ngoài cơ quan bảo hiểm xã hội muốn sử dụng tài liệu lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam thì phải có giấy đề nghị sử dụng tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú; kèm theo giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh.

Trong giấy đề nghị cần nêu rõ họ tên, lý do, loại tài liệu và hình thức sử dụng tài liệu (nghiên cứu tại chỗ, rút hồ sơ để di chuyển, cung cấp bản sao hay bản chứng thực tài liệu lưu trữ).

Tài liệu lưu trữ (Hình từ Internet)

Cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức nào?

Căn cứ tại Điều 29 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của kho Lưu trữ cơ quan.

2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Website BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, Báo BHXH, Tạp chí BHXH.

3. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu.

4. Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

Như vậy, theo quy định trên thì cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau:

- Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của kho Lưu trữ cơ quan.

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Website BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, Báo BHXH, Tạp chí BHXH.

- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu.

- Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

Ai có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 26 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 1139/QĐ-BHXH năm 2013, có quy định về thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ.

2. Giám đốc BHXH tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ BHXH tỉnh. Căn cứ điều kiện cụ thể của từng địa phương, Giám đốc BHXH tỉnh có thể ủy quyền cho Trưởng Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ giải quyết.

3. Giám đốc BHXH huyện cho phép sử dụng tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi tại lưu trữ BHXH huyện.

4. Tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu “MẬT” và tài liệu lưu trữ không thuộc diện được sử dụng rộng rãi của hệ thống BHXH Việt Nam, chỉ được sử dụng khi Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam cho phép (đối với tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam), Giám đốc BHXH tỉnh cho phép (đối với tài liệu lưu tại BHXH tỉnh).

5. Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh quyết định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ tại BHXH tỉnh ra ngoài nước hoặc ra khỏi Lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác. Thời hạn cho mượn tài liệu không quá 15 ngày làm việc.

Như vậy, theo quy định trên thì Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Bảo hiểm xã hội Việt Nam có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc diện sử dụng rộng rãi bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ.