Biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì? Biên bản hoàn thiện hợp đồng có phải là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu?

Nội dung chính

• Biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì? Biên bản hoàn thiện hợp đồng có phải là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu?
• Nhà thầu có được hoàn trả bảo đảm dự thầu nếu không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng không?
• 03 Điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật Đấu thầu mới nhất?

Biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì? Biên bản hoàn thiện hợp đồng có phải là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu?

Hiện nay, trong lĩnh vực đấu thầu tại Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn hiện hành chưa có quy định định nghĩa cụ thể về biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì.

Tuy nhiên, Biên bản hoàn thiện hợp đồng có thể hiểu là một tài liệu pháp lý được lập ra sau khi các bên, bao gồm bên mời thầu (hoặc chủ đầu tư) và nhà thầu đã hoàn tất quá trình thương thảo (nếu có) và thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Biên bản này dùng để ghi nhận một cách chính thức những nội dung đã được thỏa thuận, đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và đồng ý với các điều khoản đó trước khi tiến hành ký kết hợp đồng chính thức.

Biên bản hoàn thiện hợp đồng còn được xem là một dự thảo hợp đồng.

Thông tin chỉ mang tính chất tham khảo!

Biên bản hoàn thiện hợp đồng là gì? Biên bản hoàn thiện hợp đồng có phải là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu? (Hình từ Internet)

Theo quy định tại Điều 65 Luật Đấu thầu 2023 có quy định về hồ sơ hợp đồng với nhà thầu như sau:

Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu

1. Hồ sơ hợp đồng với nhà thầu bao gồm các tài liệu sau đây:

a) Văn bản hợp đồng;

b) Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);

c) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Ngoài các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm một hoặc một số tài liệu sau đây:

a) Biên bản hoàn thiện hợp đồng;

b) Biên bản thương thảo hợp đồng (nếu có);

c) Văn bản thỏa thuận của các bên về điều kiện của hợp đồng, bao gồm điều kiện chung, điều kiện cụ thể;

d) Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn;

đ) Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu và các tài liệu sửa đổi, bổ sung hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu;

e) Tài liệu khác có liên quan.

Theo đó, tùy theo quy mô, tính chất của gói thầu, hồ sơ hợp đồng có thể bao gồm biên bản thương thảo hợp đồng.

Do đó, biên bản thương thảo hợp đồng không phải là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu.

Lưu ý: 03 tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ hợp đồng với nhà thầu gồm:

- Văn bản hợp đồng;

- Phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có);

- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

Nhà thầu có được hoàn trả bảo đảm dự thầu nếu không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng không?

Căn cứ theo quy định tại điểm đ khoản 9 Điều 14 Luật Đấu thầu 2023 như sau:

Bảo đảm dự thầu

...

9. Bảo đảm dự thầu không được hoàn trả trong các trường hợp sau đây:

...

đ) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng, thỏa thuận khung trong thời hạn 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, trừ trường hợp bất khả kháng;

e) Nhà thầu không tiến hành hoặc từ chối ký kết hợp đồng, thỏa thuận khung trong thời hạn 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày hoàn thiện hợp đồng, thỏa thuận khung, trừ trường hợp bất khả kháng;

g) Nhà đầu tư không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng trong thời hạn 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, trừ trường hợp bất khả kháng;

h) Nhà đầu tư không tiến hành hoặc từ chối ký kết hợp đồng trong thời hạn 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày hoàn thiện hợp đồng, trừ trường hợp bất khả kháng.

...

Như vậy, nhà thầu sẽ không được hoàn trả bảo đảm dự thầu nếu không tiến hành hoặc từ chối hoàn thiện hợp đồng trong thời hạn 10 ngày đối với đấu thầu trong nước và 20 ngày đối với đấu thầu quốc tế kể từ ngày nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, trừ trường hợp bất khả kháng.

03 Điều kiện ký kết hợp đồng theo Luật Đấu thầu mới nhất?

03 Điều kiện ký kết hợp đồng với nhà thầu được quy định tại Điều 66 Luật Đấu thầu 2023 gồm:

(1) Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất của nhà thầu được lựa chọn còn hiệu lực. Đối với mua sắm tập trung áp dụng thỏa thuận khung, tại thời điểm ký kết, thỏa thuận khung còn hiệu lực.

(2) Tại thời điểm ký kết, nhà thầu được lựa chọn phải bảo đảm đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.

(3) Chủ đầu tư phải bảo đảm các điều kiện về vốn tạm ứng, vốn thanh toán, mặt bằng thực hiện và điều kiện cần thiết khác để triển khai thực hiện gói thầu theo đúng tiến độ.