Nội dung chính

• Những lưu ý khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc
• Một số loại hình văn phòng cho thuê phổ biến trên thị trường
• Các bên tham gia giao dịch về nhà ở cần thỏa mãn những điều kiện gì?

Những lưu ý khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc

(1) Vị trí

Đây là yếu tố đầu tiên cần được cân nhắc, lưu ý khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc.

Một văn phòng làm việc tọa lạc tại khu vực trung tâm hoặc gần các trục đường lớn sẽ mang lại nhiều thuận tiện cho nhân viên trong việc di chuyển hằng ngày, đồng thời giúp khách hàng và đối tác dễ dàng tìm đến.

Với những doanh nghiệp có tính chất hoạt động riêng tư, ít tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, việc lựa chọn vị trí có thể linh hoạt hơn, không nhất thiết phải nằm tại những khu vực đắt đỏ hay đông đúc.

(2) Cơ sở vật chất của văn phòng làm việc

Cơ sở vật chất của văn phòng cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc và sự ổn định trong vận hành.

Khi thuê văn phòng, đặc biệt là trong các tòa nhà, cần quan tâm đến chất lượng hệ thống điện, mạng, điều hòa, thang máy và các trang thiết bị khác.

Một nơi có cơ sở vật chất đồng bộ và hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những gián đoạn không đáng có trong quá trình làm việc, đồng thời tạo ra môi trường chuyên nghiệp và thoải mái cho nhân viên.

(3) Chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà

Đây cũng là vấn đề cần lưu ý khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc bởi chất lượng dịch vụ quản lý tòa nhà có vai trò hỗ trợ cho hoạt động của văn phòng.

Những dịch vụ như vệ sinh, bảo vệ, quản lý tòa nhà, xử lý sự cố kỹ thuật,… nếu được vận hành bài bản và chuyên nghiệp sẽ góp phần duy trì sự ổn định và nâng cao trải nghiệm sử dụng không gian làm việc.

Một đơn vị quản lý uy tín sẽ luôn đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và kịp thời hỗ trợ khi có sự cố phát sinh.

(4) Giá thuê văn phòng

- Giá thuê văn phòng hiện nay rất đa dạng, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, hạng tòa nhà và các tiện ích đi kèm.

Nhằm đảm bảo sự phù hợp với tiềm lực tài chính của doanh nghiệp và tránh phát sinh những chi phí ngoài dự tính.

- Việc lựa chọn văn phòng không nên chỉ dựa vào cảm quan hay mức giá ban đầu được chào mời, mà cần tiến hành so sánh giữa nhiều địa điểm khác nhau trong cùng khu vực, với cùng điều kiện và tiện ích, để có cái nhìn tổng quan về mức giá thị trường.

Cách làm này giúp đánh giá một cách khách quan và tránh rơi vào tình trạng bị đội giá hoặc thuê với mức giá không tương xứng với giá trị thực tế.

- Bên cạnh đó, cần kiểm tra kỹ các yếu tố liên quan như vị trí cụ thể của văn phòng, mức độ thuận tiện trong giao thông, cơ sở hạ tầng nội khu, chất lượng nội thất, tình trạng mới hay cũ của văn phòng, và các tiện ích đi kèm như thang máy, máy lạnh, chỗ để xe, an ninh hay dịch vụ vệ sinh.

Những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm sử dụng và giá trị thực của văn phòng.

Nếu một văn phòng có mức giá cao nhưng nằm ở vị trí khó tiếp cận, cơ sở vật chất xuống cấp, nội thất sơ sài hoặc thiếu tiện nghi, thì rõ ràng không xứng đáng với chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra.

(5) Diện tích văn phòng làm việc

Cuối cùng, diện tích văn phòng cũng là một yếu tố cần được tính toán kỹ lưỡng.

Cần xác định rõ nhu cầu sử dụng không gian hiện tại cũng như định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp để lựa chọn diện tích phù hợp.

Việc chọn văn phòng quá nhỏ sẽ gây cảm giác chật chội, ảnh hưởng đến sự thoải mái khi làm việc, trong khi một không gian quá rộng lại dễ dẫn đến lãng phí tài chính nếu không khai thác hết công năng sử dụng.

Những lưu ý khi lựa chọn thuê văn phòng làm việc (Hình từ Internet)

Một số loại hình văn phòng cho thuê phổ biến trên thị trường

(1) Văn phòng làm việc truyền thống

Đây là loại hình văn phòng cho thuê có thiết kế cố định và được sử dụng lâu dài. Các công ty thường thuê hoặc sở hữu không gian văn phòng riêng biệt với các phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách và các tiện nghi cơ bản khác.

(2) Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng cung cấp cho doanh nghiệp địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, email công ty,… mà không cần thuê văn phòng thực tế. Văn phòng ảo thường được đặt ở các tòa nhà văn phòng cao cấp, vị trí đắc địa.

(3) Văn phòng chung (Co-working space)

Văn phòng chung là loại hình văn phòng cung cấp cho các doanh nghiệp không gian làm việc chung, chia sẻ các tiện nghi và dịch vụ cần thiết.

(4) Văn phòng chia sẻ (Shared Office)

Văn phòng chia sẻ là một mô hình không gian làm việc trong đó các doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng các khu vực làm việc riêng biệt nhưng chia sẻ các tiện nghi và dịch vụ chung. Loại hình này thường có diện tích lớn hơn so với văn phòng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Trong văn phòng chia sẻ, các khu vực như phòng họp, khu vực tiếp khách, và các thiết bị văn phòng cơ bản thường được sử dụng chung giữa các đơn vị khác nhau. Điều này giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp đồng thời cung cấp một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi.

(5) Văn phòng xanh (Biophilic Office)

Văn phòng xanh là mô hình văn phòng được thiết kế theo hướng thân thiện với môi trường, nhấn mạnh việc sử dụng vật liệu tự nhiên và tận dụng ánh sáng tự nhiên. Loại hình văn phòng này nhằm tạo ra một không gian làm việc thoải mái và lành mạnh cho nhân viên, đồng thời thúc đẩy sự kết nối với thiên nhiên.

Các yếu tố như cây xanh, vật liệu bền vững và ánh sáng tự nhiên được tích hợp để nâng cao chất lượng môi trường làm việc và sức khỏe của người sử dụng.

(6) Văn phòng thông minh (Smart Office)

Văn phòng thông minh là mô hình văn phòng tích hợp các công nghệ tiên tiến và hệ thống tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc. Với việc áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại, văn phòng thông minh giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Các công nghệ này bao gồm hệ thống điều khiển thông minh, cảm biến tự động và các giải pháp kết nối Internet of Things (IoT), tất cả đều hướng đến việc cải thiện sự quản lý và năng suất làm việc

Các bên tham gia giao dịch về nhà ở cần thỏa mãn những điều kiện gì?

Theo Điều 161 Luật Nhà ở 2023 quy định về điều  kiện của các bên tham gia giao dịch về nhà ở như sau:

- Bên bán, cho thuê mua, cho thuê nhà ở, tặng cho, đổi, để thừa kế, thế chấp, góp vốn, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở phải đáp ứng điều kiện về chủ thể tham gia giao dịch theo quy định của pháp luật về dân sự.

- Bên mua, thuê mua, thuê nhà ở, nhận tặng cho, nhận đổi, nhận thừa kế, nhận thế chấp, nhận góp vốn, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý nhà ở là cá nhân trong nước phải đáp ứng điều kiện về chủ thể tham gia giao dịch theo quy định của pháp luật về dân sự và thực hiện theo quy định sau đây:

- Nếu là cá nhân trong nước thì không bắt buộc phải có đăng ký cư trú tại nơi có nhà ở được giao dịch;

- Nếu là cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì phải thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và không bắt buộc phải có đăng ký cư trú tại nơi có nhà ở được giao dịch. Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài còn phải tuân thủ quy định của Luật Đất đai.

- Bên mua, thuê mua, thuê nhà ở, nhận tặng cho, nhận đổi, nhận thừa kế, nhận thế chấp, nhận góp vốn, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý nhà ở là tổ chức thì phải đáp ứng điều kiện về chủ thể tham gia giao dịch theo quy định của pháp luật về dân sự và không phụ thuộc vào nơi đăng ký kinh doanh, nơi thành lập;

- Trường hợp là tổ chức nước ngoài thì còn phải thuộc đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định của Luật Nhà ở 2023; nếu tổ chức được ủy quyền quản lý nhà ở thì còn phải có chức năng kinh doanh dịch vụ bất động sản và đang hoạt động tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về kinh doanh bất động sản.