Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử phải đảm bảo các nội dung gì?

Nội dung chính

• Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử phải đảm bảo các nội dung gì?
• Nếu thông tin của người lao động thay đổi thì có cần phải cập nhật lại sổ quản lý lao động hay không?
• Nếu không cập nhật thông tin vào sổ quản lý lao động thì công ty bị xử phạt như thế nào?

Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử phải đảm bảo các nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về việc lập sổ quản lý lao động như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Như vậy, công ty có thể lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử, tuy phiên cần phải có đầy đủ thông tin cơ bản như sau:

- Họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh;

- Quốc tịch; nơi cư trú;

- Số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;

- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề;

- Vị trí việc làm;

- Loại hợp đồng lao động;

- Thời điểm bắt đầu làm việc;

- Tham gia bảo hiểm xã hội;

- Tiền lương; nâng bậc, nâng lương;

- Số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm;

- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;

- Kỷ luật lao động,

- Trách nhiệm vật chất;

- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;

- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

Lập sổ quản lý lao động bằng bản điện tử phải đảm bảo các nội dung

Nếu thông tin của người lao động thay đổi thì có cần phải cập nhật lại sổ quản lý lao động hay không?

Căn cứ theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về việc cập nhật sổ quản lý lao động như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Như vậy, kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc, khi thông tin cá nhân của người lao động như CCCD/CMND có thay đổi thì người sử dụng lao động phải tiến hành cập nhật lại thông tin với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Nếu không cập nhật thông tin vào sổ quản lý lao động thì công ty bị xử phạt như thế nào?

Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về việc xử phạt hành chính hành vi này như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

3. Phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: lôi kéo; dụ dỗ; hứa hẹn; quảng cáo gian dối hoặc thủ đoạn khác để lừa gạt người lao động hoặc để tuyển dụng người lao động với mục đích bóc lột, cưỡng bức lao động nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc người sử dụng lao động trả lại cho người lao động khoản tiền đã thu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Lưu ý: căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trong trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng, còn nếu là tổ chức sẽ bị xử phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.