Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không?

Nội dung chính

• Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không?
• Doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động như thế nào?
• Nếu thông tin của người lao động thay đổi thì có cần phải cập nhật sổ quản lý lao động hay không?

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không?

Tại khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Như vậy, doanh nghiệp bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập sổ quản lý lao động hay không? (Hình từ Internet)

Doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động như thế nào?

Tại Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.

...

Như vậy, việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động được thực hiện như sau:

- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động.

Nếu thông tin của người lao động thay đổi thì có cần phải cập nhật sổ quản lý lao động hay không?

Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Sổ quản lý lao động

Việc lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động tại khoản 1 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Như vậy, kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc, khi thông tin cá nhân của người lao động có thay đổi thì người sử dụng lao động phải tiến hành cập nhật lại thông tin với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Nếu không cập nhật thông tin vào sổ quản lý lao động thì công ty bị xử phạt hành chính theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:

a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;

b) Thu tiền của người lao động tham gia tuyển dụng lao động;

c) Không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;

d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

...

4. Biện pháp khắc phục hậu quả

Buộc người sử dụng lao động trả lại cho người lao động khoản tiền đã thu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

Lưu ý: căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt quy định trên đây là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Theo đó, trong trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân không cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào sổ quản lý lao động sẽ bị xử phạt với mức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng, còn nếu là tổ chức sẽ bị xử phạt với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.