Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN như thế nào theo quy định hiện nay?

Nội dung chính

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được sử dụng dưới dạng chứng từ điện tử?
• Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN có các thông tin gì?
• Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ được sử dụng dưới dạng chứng từ điện tử?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC có nêu như sau:

Xử lý chuyển tiếp

...

5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022. Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.

Như vậy kể từ ngày 1/7/2022, mọi doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN

Liên quan đến định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thì tại Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:

Loại chứng từ

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;

...

Và theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có ghi nhận nội dung như sau:

- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN (Hình từ Internet)

Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN có các thông tin gì?

Cũng theo quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN hiện nay phải đảm bảo các nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cụ thể gồm có:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

* Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Căn cứ theo Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo đó, tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.

Về việc đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP được hướng dẫn bởi Mục 2 Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành. Cụ thể:

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin thuedientu.

Hồ sơ bao gồm: Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ. Sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành cho chứng từ khấu trừ thuế điện tử.

Trường hợp Cổng thông tin thuedientu (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì các tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng hcmtax.

Tải về mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG: Tải về

Lưu ý: Đối với các tổ chức chi trả thu nhập là văn phòng đại diện chưa có chữ ký số, để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số được cấp một lần có hiệu lực sử dụng chỉ trong vòng 5 ngày.