Sale Admin là gì? Nhiệm vụ của Sale Admin đối với mỗi doanh nghiệp là gì?

Nội dung chính

• Sale Admin là gì?
• Nhiệm vụ của Sale Admin đối với mỗi doanh nghiệp là gì?
• Công việc hàng ngày của sale admin là gì?

Sale Admin là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì Sale Admin (hay còn được biết đến với tên đầy đủ là Sales Administrator) là thư ký phòng kinh doanh hay trợ lý kinh doanh, làm việc dưới sự kiểm soát, điều hành của giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng. Khác với nhân viên kinh doanh, nhiệm vụ chính của Sale Admin là phối hợp với các bộ phận khác nhằm hỗ trợ các hoạt động kinh doanh, bán hàng được thực hiện và hoàn thành một cách tốt nhất, mang lại nguồn lợi nhuận cao cho công ty.

Sale Admin là gì? Nhiệm vụ của Sale Admin đối với mỗi doanh nghiệp là gì?

Nhiệm vụ của Sale Admin đối với mỗi doanh nghiệp là gì?

Có thể nói, Sale Admin giữ vai trò khá quan trọng đối với việc phối hợp thực hiện các hoạt động trong phòng kinh doanh của doanh nghiệp với những nhiệm vụ chính sau đây.

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông tin đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty thông qua website, thư đặt hàng, email, điện thoại hoặc từ các telesale, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Sale Administrator lúc này có nhiệm vụ kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng nhằm đảm bảo khách hàng đã cung cấp đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết về sản phẩm/dịch vụ mà họ đặt hàng như: số lượng, giá cả, chiết khấu,...

Trường hợp sai thông tin, cần bổ sung một số thông tin cần thiết hay có bất kỳ nội dung nào chưa hiểu rõ về đơn đặt hàng có liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp đang cung cấp thì Sales Administrator sẽ là người trực tiếp liên hệ lại và làm rõ.

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận đơn hàng, Sales Administrator sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để chuyển giao cho các bộ phận tiếp theo có liên quan như bộ phận kho, sản xuất, điều phối và giao hàng xử lý.

Tiếp đến, họ sẽ thực hiện kiểm tra lại tình trạng thanh toán, tín dụng, hạn mức công nợ của khách hàng với doanh nghiệp để phát hành đơn đặt hàng, cho phép gửi đi hoặc sản xuất.

Ngoài ra, Sales Administrator cũng chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin liên hệ nhận hàng của khách hàng, bổ sung, cập nhật các thay đổi thông tin nếu có. Khi đơn đặt hàng đã hoàn tất, họ sẽ yêu cầu, nhắc nhở bộ phận kế toán lên hóa đơn và gửi khách hàng.

Quản lý thông tin hồ sơ của đối tác, khách hàng

Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sale Admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.

Việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng một cách chi tiết sẽ giúp các Sales Administrator có thể cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu cần thiết, hữu ích cho những báo cáo bán hàng. Đây chính là cơ sở để bộ phận kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh thương hiệu, phối hợp thực hiện các chiến dịch tiếp thị với bộ phận Marketing một cách hiệu quả.

Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Ngoài các nhiệm vụ nêu trên thì Sale Admin cũng tham gia hỗ trợ bán hàng bằng cách thực hiện các yêu cầu từ khách hàng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá,...

Công việc hàng ngày của sale admin là gì?

Tùy vào quy mô và cách thức làm việc của mỗi doanh nghiệp mà công việc hàng ngày của sale admin cũng có sự khác biệt.. Tuy nhiên, họ đều phải hoàn thành những đầu việc dưới đây:

- Theo dõi sát sao, đôn đốc nhắc nhở bộ phận Sales thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra.

- Lập và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty như: thư chào hàng, bản báo giá, hợp đồng,…

- Trung gian tạo ra các cuộc hẹn giữa khách hàng và nhân viên sales.

- Quản lý hồ sơ khách hàng.

- Tư vấn cho khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp nếu cần.

- Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

- Giúp khách ký kết hợp đồng, nhận tiền thanh toán từ khách hàng.

- Thu thập phản hồi của khách hàng, xử lý vấn đề gặp phải. Nếu vấn đề vượt qua quyền hạn của bản thân phải báo cáo lên cấp quản lý cao hơn để xin chỉ thị.

- Thông báo cho khách hàng khi có các chương trình ưu đãi, quà tặng, khuyến mãi.

- Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, nhắc nhở khách hàng gia hạn hợp đồng khi gần tới thời điểm hết hạn.

- Theo dõi và nhắc nhở khách hàng về vấn đề công nợ.

- Làm báo cáo theo từng thời điểm cụ thể ( tháng/ quý / năm) nộp cho quản lý cấp cao hơn.