Phần mềm giao việc là gì? Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp là gì?

Nội dung chính

• Phần mềm giao việc là gì?
• Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp là gì?
• Tổng hợp tính năng chính của ứng dụng phần mềm giao việc?

Phần mềm giao việc là gì?

Phần mềm giao việc (phần mềm quản lý công việc) là phần mềm hỗ trợ quản lý thực hiện công việc thông qua việc lập danh sách công việc cần thực hiện và theo dõi mức độ hoàn thành công việc. Phần mềm quản lý công việc có thể được thiết kể để sử dụng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc/doanh nghiệp. Phần mềm quản lý công việc dành cho nhóm làm việc/doanh nghiệp do đó sẽ phức tạp hơn phần mềm quản lý công việc dành cho cá nhân do bổ sung các tính năng về phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên/cấp dưới trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Phần mềm giao việc là gì? Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp là gì?

Lợi ích của phần mềm giao việc đối với doanh nghiệp là gì?

1. Đối với nhà quản lý

Nhận và giao nhiệm vụ

Khi nhận một dự án mới thì người quản lý là người tiếp nhận chỉ thị trực tiếp từ cấp trên. Do đó, người quản lý cần phải lắng nghe, tiếp nhận thông qua phần mềm và phổ biến lại cho các nhân viên cấp dưới khác. Chính vì thế, khi thông qua các bước phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ dễ dàng hơn khi giao việc cho từng người, giảm bớt lượng thông tin không cần thiết từ lãnh đạo.

Theo dõi tiến độ công việc

Làm thế nào để theo dõi công việc, tiến độ của từng người là vấn đề mà người quản lý phải thường xuyên theo dõi, cập nhật. giờ đây, với phần mềm quản lý tiến độ công việc thì việc này trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm chia ca làm việc sẽ tự động kiểm tra, tính toán khối lượng công việc của từng người rồi đưa ra một số liệu cụ thể(dạng phần trăm công việc).

Nâng cao chất lượng công việc

Nếu như trước kia nhà quản lý luôn phải đau đầu trong vấn đề sắp xếp công việc hay lập kế hoạch cho từng nhân viên. Nhưng với cách giao việc với phần mềm sẽ giúp nhà quản lý chỉ định công việc và đính tên người làm. Như vậy, tạo sự minh bạch giữa các nhân viên và giúp mỗi cá nhân sẽ phát huy tối đa được thế mạnh của mình, hoàn thiện công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra việc luôn luôn theo dõi được tiến trình làm việc của bản thân cũng giúp họ tự giác sắp xếp thời gian hoàn thành mọi thứ đúng thời hạn.

2. Đối với nhân viên

Ngoài những lợi ích dành cho nhà quản lý, phần mềm còn giúp nhân viên hoàn toàn có thể tự mình lập danh sách và phân chia ra thành những nhiệm vụ nhỏ hơn. Đồng thời, nhân viên có thể tự theo dõi, đánh giá và giám sát các công việc mà mình đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm, thông báo các công việc đến hạn, các công việc cần hoàn thành trong ngày/tuần/tháng dễ dàng.

Tổng hợp tính năng chính của ứng dụng phần mềm giao việc?

Một phần mềm giúp giao việc nhân viên tốt nhất, hiện đại và đảm bảo sự thuận tiện cho những nhà quản lý trong việc lên kế hoạch cho công việc cũng như là giao việc, điều phối công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Hiện nay với sự phát triển công nghệ thì người dùng có thể dễ dàng tiếp cận, sử dụng nhiều phần mềm khác nhau ở mọi lúc mọi nơi ngay cả trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc là máy tính để bàn, laptop. Các tính năng chính của ứng dụng phần mềm giao việc là:

1. Tính năng quản lý

Tính năng thứ 2 chính là một phần mềm giao việc cho nhân viên, nằm ở khả năng giúp quản lý đa chiều từ quản lý công việc tới quản lý nguồn lực và quản lý hiệu suất làm việc.

Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc như là Gmail, hay các mạng xã hội Skype, Zalo, Excel, Google Drive… thì nhà quản lý có thể theo dõi tổng thể công việc một cách tập trung nhất ở các phòng ban, trên từng nhân viên bằng một hệ thống phần mềm duy nhất.

2. Tính năng báo cáo, đo lường thông tin của phần mềm

Giúp cho nhà quản trị nắm bắt được những báo cáo tổng quan và chi tiết về tiến độ, trạng thái… của tổng thể các công việc trong doanh nghiệp xuất hiện trên nhiều giao diện. Giúp cho nhà quản trị cân bằng được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên từ đó lên kế hoạch bồi dưỡng, phân bổ nguồn lực hợp lý để giải quyết công việc một cách hiệu quả.

3. Tính năng tương tác

Giao tiếp chính là yếu tố không thể thiếu trong thực hiện công việc, giao tiếp giữa các nhà quản lý với nhân viên của họ hoặc giữa nhân viên với nhân viên giúp họ hiểu rõ được các luồng thông tin liên quan tới công việc nhằm giải quyết chúng một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất.