Những kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng là gì?

Nội dung chính

• Công việc của một nhân viên văn phòng là gì?
• Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng là gì?

Công việc của một nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng có thể làm các công việc sau đây:

Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng

Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng mỗi tháng là phải phụ trách việc lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của công ty. Những khoản chi phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho công ty, chi phí điện thoại, internet, chi phí mặt bằng công ty, …

Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân

Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí làm việc khá linh hoạt, có thể là trực ở quầy lễ tân. Họ có nhiệm vụ trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người đón tiếp khách hàng tới công ty. Bên cạnh đó, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của công ty, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo kế hoạch đến khâu tổ chức cuộc họp. Để hoàn thành tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu đặt ra với bạn là phải có kỹ năng xử lý tốt, khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là phải có tài ứng biến linh hoạt với những tình huống bất ngờ xảy ra.

Đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ

Nhân viên văn phòng có nhiệm vụ chính là thực hiện các công việc liên quan đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu liên quan của công ty. Nhân viên văn phòng trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu quan trọng từ công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại. Họ có nhiệm vụ xử lý và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết.

Quản lý tài sản, trang thiết bị của công ty.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm của công ty, nhân viên văn phòng phụ trách việc lên kế hoạch sau đó đề xuất lên cấp trên. Sau khi được thông qua đề xuất, phê duyệt và chi ngân sách, họ tiếp tục tiến hành hoạt động mua sắm những trang thiết bị cần thiết và bàn giao cho các phòng ban sử dụng. Trong quá trình các bộ phận phòng ban sử dụng trang thiết bị, nhân viên văn phòng phải theo dõi cũng như quản lý các trang thiết bị đó. Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Hỗ trợ dự án công ty

Bên cạnh những công việc như quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất, văn phòng phẩm công ty, quan tâm, theo dõi chế độ bảo hiểm nhân viên, đảm nhiệm công tác lễ tân, đón khách, … nhân viên văn phòng còn tham gia hỗ trợ các dự án của công ty khi cần thiết. Đối với những dự án lớn của công ty cần huy động lượng lớn nhân sự hỗ trợ, trong đó bao gồm cả nhân viên văn phòng. Công việc của họ lúc này chính là in ấn các hồ sơ, giấy tờ, xin dấu và chữ ký của người chịu trách nhiệm thực hiện dự án. Chuẩn bị những điều kiện cần thiết cho người chịu trách nhiệm dự án như phương tiện đi lại, ăn uống và nơi ở.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên văn phòng là gì?

Những kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng là gì?

Để trở thành một nhân viên văn phòng thành công, cần trang bị cho mình những kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cần thiết như sau:

Kỹ năng cứng (Hard skills):

Tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) và các phần mềm chuyên dụng theo ngành nghề.

Ngoại ngữ: Tiếng Anh là ngôn ngữ phổ biến nhất, ngoài ra bạn có thể học thêm các ngôn ngữ khác như tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung để tăng khả năng cạnh tranh.

Kỹ năng chuyên môn: Kỹ năng chuyên môn liên quan đến vị trí ứng tuyển, ví dụ như kỹ năng marketing, kỹ năng bán hàng, kỹ năng kế toán, kỹ thuật...

Kỹ năng mềm (Soft skills):

- Giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả bằng văn bản và lời nói, trình bày thông tin rõ ràng, dễ hiểu, lắng nghe và thấu hiểu người khác.

- Làm việc nhóm: Phối hợp tốt với đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung, chia sẻ ý tưởng và hỗ trợ lẫn nhau.

- Giải quyết vấn đề: Phân tích tình huống, xác định nguyên nhân vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả.

- Tổ chức và quản lý thời gian: Sắp xếp công việc hợp lý, hoàn thành công việc đúng hạn, quản lý thời gian hiệu quả.

- Kỹ năng học hỏi: Ham học hỏi, cập nhật kiến thức mới, thích nghi với môi trường làm việc năng động.

- Kỹ năng thích nghi: Thích nghi với môi trường làm việc mới, văn hóa công ty mới, sẵn sàng thay đổi và học hỏi.

- Tư duy phản biện: Phân tích thông tin, đánh giá ý tưởng và đưa ra quyết định sáng suốt.

- Chuyên nghiệp: Ăn mặc lịch sự, cử chỉ hành động phù hợp, giữ thái độ chuyên nghiệp trong công việc.

- Kỹ năng lãnh đạo: Kỹ năng này cần thiết cho những ai muốn phát triển lên vị trí quản lý, bao gồm khả năng truyền cảm hứng, dẫn dắt và tạo động lực cho nhân viên.