Nhân viên thu mua là ai? Công việc của nhân viên thu mua là gì?

Nội dung chính

• Nhân viên thu mua là ai?
• Công việc của nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua là ai?

Nhân viên thu mua hay nhân viên mua hàng (Purchasing Officer) là người chịu trách nhiệm tìm kiếm, thu mua và đảm bảo số lượng cũng như chất lượng nguồn nguyên liệu đầu vào phù hợp với nhu cầu công ty. Nhân viên sẽ tìm kiếm các nguồn thu uy tín, chất lượng; làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp để đàm phán về giá cả nhằm đảm bảo chi phí hợp lý.

Đồng thời nhân viên mua hàng còn thương thảo các điều khoản, hợp đồng và đảm bảo quá trình vận chuyển đúng hàng hoá thời hạn cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá. Không những thế, nhân viên cũng đảm bảo duy trì các mức tồn kho, quản lý ngân sách và theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo quy trình mua sắm được hiệu quả, tiết kiệm chi phí và có thể sử dụng trong sản xuất bất cứ lúc nào.

Nhân viên thu mua là ai? Công việc của nhân viên thu mua là gì?

Công việc của nhân viên thu mua là gì?

Theo đó, công việc của nhân viên thu mua là:

- Xác định nhu cầu công ty

Nhân viên thu mua phải liên lạc với các bộ phận, phòng ban hoặc cá nhân có liên quan trong công ty và tham khảo kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh và định hướng phát triển. Từ đó, xác định nhu cầu và đưa ra các giải pháp tối ưu về nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, thiết bị và dịch vụ để phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.

- Nghiên cứu thị trường

Nhân viên thu mua tiến hành nghiên cứu thị trường và xác định các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của công ty. Đồng thời, nhân viên tiến hành khảo sát bảng giá sản phẩm, dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau để có kế hoạch thương lượng mức giá hợp lý với nguồn cung ứng uy tín, chất lượng.

- Tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp

Nhờ nghiên cứu thị trường, nhân viên có thể tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung cấp đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, quy trình giao hàng, các chương trình ưu đãi, chính sách chăm sóc khách hàng,…

- Đàm phán và ký hợp đồng

Nhân viên thu mua tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp về giá cả, điều khoản, hợp đồng,… đảm bảo rằng các điều khoản được thỏa thuận đáp ứng nhu cầu của công ty và tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp đó.

- Theo dõi và đánh giá thực hiện hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng, nhân viên theo dõi và đánh giá việc thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp. Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, nhân viên cần phải đàm phán với nhà cung cấp để giải quyết tình huống và đảm bảo quyền lợi của công ty.

- Quản lý tồn kho

Nhân viên phải theo dõi các mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của công ty, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục mà không gây lãng phí tài nguyên.

+ Theo dõi số lượng và tình trạng của các sản phẩm trong kho

+ Xác định sản phẩm cần mua để bổ sung vào kho

+ Điều chỉnh mức tồn kho bằng cách tăng hoặc giảm số lượng sản phẩm trong kho.

+ Lập kế hoạch nhập kho

+ Tối ưu hóa quá trình nhập kho

+ Thực hiện kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra số lượng và tình trạng của sản phẩm trong kho

- Quản lý ngân sách

Nhân viên thu mua phải đảm bảo việc thu – chi được cân bằng và biết cách phân bổ chi phí hợp lý trong giới hạn ngân sách được phê duyệt. Do đó, nhân viên phải kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ để đảm bảo rằng số tiền chi tiêu cho mua sắm là chính xác và hợp lệ.

- Đánh giá nhà cung cấp

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của các nhà cung cấp giúp nhân viên xác định các nhà cung cấp hợp tác lâu dài.

- Thực hiện các công việc liên quan khác

Bên cạnh những công việc nêu ở trên, nhân viên thu mua cần tham gia thêm vào 1 số công việc khác có liên quan như: duy trì và tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, xử lý các giấy tờ liên quan tới mua bán và bàn giao cho bộ phận có liên quan, quản lý nhân viên logistics và xử lý các sự cố kịp thời. đưa ra những ý tưởng sáng tạo nhậm cải thiện quá trình mua hàng của công ty…