Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?

Nội dung chính

• Hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
• Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?

Hành chính nhân sự là gì? Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm về các công việc có liên quan đến các thủ tục hành chính, các công việc liên quan đến lưu trữ văn thư, lưu trữ thông tin cá nhân của nhân sự công ty.

Nhân viên hành chính nhân sự hay còn gọi là HR Staff có chức năng, vai trò duy trì, phát triển và đảm nhiệm các nhiệm vụ liên quan đến 2 khía cạnh bao gồm “Nhân sự” và “Hành chính”. Ngoài ra, mô tả việc làm hành chính nhân sự cũng sẽ bao gồm các công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như du lịch, tổng kết năm, tổng kết tháng, v.vv.. Khi doanh nghiệp có mặt hạn chế về nhân sự, bộ phận hành chính nhân sự cũng sẽ hỗ trợ bộ phận kế toán.

Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?

Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?

Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt

Tính chất công việc của nhân viên hành chính nhân sự đòi hỏi tương tác trực tiếp và làm việc thường xuyên với nhân sự nội bộ cũng như khách hành, đối tác. Khi đó, kỹ năng giao tiếp là một điều kiện tất yếu.

Nhân sự nào biết cách giao tiếp sẽ có thể làm hài hòa các mối quan hệ nội bộ, đồng thời tạo thiện cảm trong mắt đối tác. Song hành cùng với đó, nhân sự cũng cần có sự nhanh nhẹn và linh hoạt để giải quyết các tranh chấp, bất đồng hoặc hỗ trợ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.

Tính đa nhiệm

Như đã đề cập, công việc hành chính nhân sự khá đa dạng, trải dài ở nhiều nhóm công việc khác nhau. Vì vậy, vị trí này sẽ cần những nhân viên chủ động và đa năng, có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và không ngại đảm nhận các nhiệm vụ mới phát sinh.

Kỹ năng tổ chức và điều phối

Kỹ năng tổ chức và điều phối cũng là 1 yêu cầu trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự. Không chỉ hỗ trợ sự kiện truyền thông, bộ phận hành chính nhân sự cũng cần đảm nhận các sự kiện nội bộ. Điều này đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức và điều phối. Đây là kỹ năng cơ bản để có thể thực hiện mọi chương trình, sự kiện từ nội bộ tới sự kiện quảng bá doanh nghiệp.

Tin học văn phòng và ứng dụng công nghệ trong quản lý

Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với nghề hành chính nhân sự. Bởi các công việc sẽ gắn liền với hồ sơ, giấy tờ,… Việc thông thạo các phần mềm soạn thảo, cách tạo và quản lý file,… là yêu cầu tối thiểu để vào nghề hành chính nhân sự.

Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nếu chỉ dừng chân ở kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó để tối ưu hóa quy trình quản lý. Chưa kể rất nhiều hacker, thủ thuật xuất hiện có thể đánh cắp thông tin quan trọng của doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Vì thế, người làm hành chính nhân sự cần phải tích cực tìm hiểu và ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý.

Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm nhiều đầu việc, bao gồm cả những công việc nhỏ nhặt không tên. Nếu kỹ năng quản lý thời gian kém, bạn không thể hoàn thành được khối lượng công việc trên. Vì vậy nhân viên hành chính nhân sự phải biết sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và hoàn thành đúng hạn.

Kỹ năng lắng nghe và quan sát

Người làm hành chính nhân sự cần phải biết lắng nghe ý kiến và nhu cầu của người lao động trong công ty. Đồng thời họ cũng cần kỹ năng quan sát môi trường làm việc để thấu hiểu các nhân viên khác, từ đó đưa ra hành động và quyết định hợp lý.

Khả năng chịu áp lực và xử lý tình huống

Nghề hành chính nhân sự khá ổn định nhưng cũng thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và deadline. Trong những trường hợp áp lực như vậy thì bạn cần giữ được sự bình tĩnh về mặt tâm lý để xử lý tốt nhất.

Kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị nhân sự

Nghiệp vụ quản trị nhân sự vô cùng rộng lớn và không hề đơn giản. Bởi vậy nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự để tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất cho phòng nhân sự. Phần mềm sẽ hoạt động hiệu quả nhất khi nhân viên hành chính nhân sự chủ động tìm hiểu cách dùng và ứng dung linh hoạt trong công việc hàng ngày.