Cách viết đơn xin nghỉ việc qua email chi tiết nhất năm 2023

Nội dung chính

• Một số lưu ý khi gửi đơn xin nghỉ việc qua email
• Hướng dẫn gửi đơn xin nghỉ việc qua email
• Mẫu đơn xin nghỉ việc

Đơn xin nghỉ việc là văn bản được người lao động gửi đến tổ chức, doanh nghiệp khi họ muốn nghỉ việc tại nơi đang công tác. Đơn xin nghỉ việc là quyền lợi của mỗi nhân viên. Đây được xem như bước đầu tiên khi bạn muốn chấm dứt quan hệ lao động.

Một số lưu ý khi gửi đơn xin nghỉ việc qua email

Khi đã quyết định nghỉ việc, bất kỳ ai cũng muốn được ra đi một cách êm thấm, giữ được mối quan hệ tốt đẹp với sếp và đồng nghiệp mình đã từng gắn bó. Điều này phụ thuộc một phần vào email xin nghỉ. Khi viết mail, cần chú ý những điểm sau:

Lý do nghỉ việc phải thuyết phục

Đây là một phần rất quan trọng của đơn. Với lý do hợp tình hợp lý sẽ thuyết phục được sếp đồng ý, tạo điều kiện cho bạn ra đi một cách thuận lợi và dễ dàng nhất có thể. Do đó, hãy vận dụng vào những hiểu biết về sếp cũng như điều kiện của công ty nơi mình làm việc để đưa ra những lý do phù hợp.

Bên cạnh đó, sự chân thành của lời lẽ trong thư sẽ giúp sếp dễ cảm thông, đồng cảm với những lý do mà bạn đưa ra.

Ghi rõ thời gian nghỉ việc

Việc ghi cụ thể thời gian mà bạn chính thức nghỉ không chỉ giúp người quản lý nắm bắt được thông tin mà còn để công ty có thời gian tìm kiếm người mới thay thế vị trí của bạn.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người lao động nghỉ việc phải báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, còn hợp đồng có thời hạn từ 12 - 36 tháng phải báo trước ít nhất 30 ngày, hợp đồng dưới 12 tháng chỉ cần báo trước ít nhất 03 ngày, trừ một số trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp không cần báo trước.

Bên cạnh đó, nếu công việc của bạn tương đối phức tạp cần nhiều thời gian để bàn giao công việc, nếu có thể, bạn hãy đề nghị ở lại lâu hơn để giúp bàn giao việc cho người mới.

Nói rõ về những công việc còn dang dở

Thường khi bạn nghỉ việc sẽ để lại một số công việc, dự án còn đang dang dở. Hãy báo cáo một cách cụ thể, chi tiết về tình trạng của những công việc bạn đang thực hiện trước khi nghỉ việc để sếp nắm bắt tình hình và chọn người để nhận bàn giao công việc.

Đồng thời, bạn cũng nên hứa hẹn sẽ cố gắng hoàn tất việc bàn giao, giữ thông tin liên lạc và hỗ trợ người nhận bàn giao nếu công việc tiếp nhận có vấn đề phát sinh.

Đây không chỉ thể hiện sự nhiệt tình với đồng nghiệp mà còn cho thấy tinh thần trách nhiệm và thái độ chuyên nghiệp của bạn.

Đừng quên nói lời cảm ơn

Dù thời gian làm việc ngắn hay dài thì công việc cũng đã đem đến cho bạn những kinh nghiệm nhất định. Vì vậy, đừng quên gửi lời cảm ơn đến sếp và những người đồng nghiệp đã hỗ trợ và tạo điều kiện để bạn phát triển trong thời gian làm việc.

Lời cảm ơn không bao giờ là vô ích. Nó không chỉ là phép lịch sự mà còn thể hiện sự chân thành, chuyên nghiệp của bạn.

Không đưa ra những lời chỉ trích hay phê phán

Ngay cả khi bạn rất bất mãn với công việc, với cấp trên và đồng nghiệp thì cũng không nên đề cập điều đó trong mail. Thư xin nghỉ việc là một hình thức thông báo rằng bạn dừng công việc hiện tại. Chỉ nên dùng những ngôn từ nhã nhặn, tích cực, khách quan để viết mail xin nghỉ việc.

Cách viết đơn xin nghỉ việc qua email (Hình từ Internet)

Hướng dẫn gửi đơn xin nghỉ việc qua email

Phần 1: Mở đầu

Phần này bao gồm tên người nhận hoặc nơi nhận thư xin nghỉ việc – thông báo rõ ngày bạn chính thức kết thúc công việc và rời khỏi công ty. Bạn chỉ nên nói đơn giản, trực tiếp đi vào vấn đề không cần hoa mỹ.

Ví dụ:

Kính gửi (Tên sếp),

Em xin gửi thư đính kèm như là thông báo chính thức về việc em sẽ nghỉ việc ở công ty với vị trí (chức danh). Ngày làm việc cuối cùng của em là (ngày bạn chính thức nghỉ).

Phần 2: Cảm ơn

Cảm ơn trong mail xin nghỉ việc là một phần quan trọng. Hãy cảm ơn công ty vì đã tạo cơ hội cho bạn làm việc và thể hiện sự biết ơn vì đã có được những kinh nghiệm quý báu thông qua những dự án hoặc công việc được giao.

Ví dụ:

Em xin cảm ơn công ty đã cho em cơ hội làm việc trong khoảng thời gian qua. Em rất yêu thích công việc và những cơ hội đã được công ty tin tưởng giao phó. Em đã học được nhiều điều bổ ích trong công việc như (liệt kê một số công việc nổi bật mà bạn đã đảm nhiệm), và những kinh nghiệm này sẽ theo em trong suốt hành trình nghề nghiệp của mình.

Phần 3: Bàn giao công việc

Đây chính là phần thể hiện tinh thần trách nhiệm, sự nghiêm túc đối với công việc của bạn. Nên liệt kê các đầu việc đang làm cần được hoàn thành, tiến cử người để bàn giao lại công việc,…

Bên cạnh đó, bạn cũng thể hiện sự sẵn lòng hỗ trợ công ty trong quá trình chuyển giao công việc. Bạn có thể đảm bảo rằng bạn sẽ bàn giao công việc suôn sẻ và bạn sẽ làm việc đến tận ngày cuối cùng.

Ví dụ:

Trong tháng cuối cùng làm việc tại công ty, em sẽ cố gắng hoàn thành các công việc còn dang dở và bàn giao công việc cho đồng nghiệp cho đến khi nghỉ việc. Vui lòng báo cho em biết nếu em có thể giúp gì cho công ty trong thời gian chuyển giao này.

Xin chúc công ty luôn thành công, và em hy vọng sẽ vẫn giữ liên lạc với công ty trong tương lai.

Trân trọng

(Tên của bạn)

Mẫu đơn xin nghỉ việc

Dưới đây là mẫu viết đơn xin nghỉ việc, các bạn có thể tham khảo.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——-***——-

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Kính gửi : Ban Giám đốc Công ty………………………………………………

Đồng kính qua Phòng Hành chính – Nhân sự…………………là:……………phận:…………

Nay tôi trình đơn này kính xin Ban Giám đốc Công ty chấp thuận cho tôi được

Thôi việc kể từ ngày :……………………………………………………………

Lý do xin Thôi việc :………………………………………………………………

Tôi thực hiện việc báo trước là ……. ngày, kể từ ngày làm đơn.

Sau khi được chấp thuận, tôi sẽ tiến hành bàn giao công việc cho:…………

Bộ phận:………………………………………………………………

Tôi rất vinh dự vì thời gian qua đã được làm việc cho Công ty. Rất cảm ơn Ban Giám đốc Công ty đã hỗ trợ giúp đỡ tận tình.

Rất mong được Ban Giám đốc xem xét giải quyết.

... , Ngày Tháng Năm

Người làm đơn

(Ký và ghi rõ họ tên)