Báo cáo công việc là gì? Cách viết báo cáo công việc chuẩn nhất?

Nội dung chính

• Báo cáo công việc là gì?
• Cách viết báo cáo công việc chuẩn nhất?
• Một số mẫu báo cáo công việc thông dụng hiện nay?

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là một tài liệu thể hiện kết quả, cách thức làm việc, tiến độ công việc và cung cấp bản tóm tắt cùng các ghi chú liên quan đến các vấn đề công việc của một cá nhân, đội nhóm, phong ban hoặc doanh nghiệp.

Tùy theo đặc trưng công việc mà bạn có thể thiết kế các báo cáo theo ngày, tuần, tháng… hoặc sau khi hoàn thành công việc, cập nhật từ xa, báo cáo dự án để làm căn cứ theo dõi, giám sát.

Báo cáo công việc cho phép người quản lý nắm bắt kịp thời thông tin về tiến độ, hiệu suất, phát sinh của công việc, dự án, cũng như đi vào chi tiết nhiệm vụ của từng nhân viên. Thông qua các bản báo cáo, người đứng đầu đội nhóm có thể nắm được mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ để điều chỉnh, phân bổ công việc một cách rõ ràng, hợp lý.

Bên cạnh đó, báo cáo công việc cũng là cơ sở để người đứng đầu nắm được hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đánh giá năng lực chuyên môn, khả năng quản lý thời gian cũng như tinh thần, thái độ làm việc của nhân viên. Những đánh giá này là tài liệu tham khảo quý báu cho các kế hoạch đào tạo và phát triển đội ngũ sau này.

Cách viết báo cáo công việc chuẩn nhất? (Hình từ Internet)

Cách viết báo cáo công việc chuẩn nhất?

Để lập nên một bản báo cáo hoàn chỉnh, trước hết người lập cần xác định rõ mục đích viết báo cáo cũng như nội dung chính. Nội dung của báo cáo tuỳ vào các mục đích khác nhau có thể sẽ khác nhau, tuy nhiên luôn cần đảm bảo các hạng mục sau:

- Liệt kê các kết quả công việc đã đạt được

- Nêu lên những vấn đề còn tồn đọng hoặc vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch

- Lập kế hoạch khắc phục các phát sinh, tồn đọng

- Cung cấp thêm các thông tin liên quan đến công việc

- Để tạo được form báo cáo công việc khoa học, hiệu quả, thông thường người lập báo cáo sẽ tập trung vào ba điểm chính:

1. Báo cáo kết quả đạt được

Nội dung của một bản báo cáo cần bao gồm kết quả của những nhiệm vụ mà cá nhân đã hoàn thành trong một khoảng thời gian cụ thể. Trong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất.

Kết quả có thể là đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc đã đạt được bao nhiêu %, đều cần nêu rõ trong báo cáo.

2. Lập những kế hoạch tiếp theo

Sau khi tổng hợp kết quả, người lập form báo cáo công việc cần chỉ ra những nhiệm vụ cần thực hiện sắp tới. Dựa trên cơ sở đó, nhà quản lý chuẩn bị những tài liệu cần thiết, phân bổ thời gian cũng như dự trù nhân lực, vật lực một cách hiệu quả nhất cho các hoạt động tương lai. Thêm vào đó, việc chỉ rõ những kế hoạch trong form báo cáo góp phần giúp cho người đứng đầu xác định hướng đi sắp tới của toàn bộ dự án và trả lời được câu hỏi “Dự án có đang đi đúng hướng hay không?” để kịp thời điều chỉnh.

3. Chỉ ra các vấn đề hoặc thách thức

Một trong những nội dung quan trọng của báo cáo công việc là theo dõi và báo cáo kịp thời những vấn đề mà cá nhân hoặc đội nhóm gặp phải trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

4. Đưa ra các đề xuất

Phần cuối cùng của một bản báo cáo công việc là đưa ra những đề xuất, kiến nghị của người làm báo cáo đối với những vấn đề còn tồn đọng trong dự án như: công việc đang còn thiếu những gì, cần bổ sung những yếu tố nào (nhân công, chi phí,…) để dự án đáp ứng được về tiến độ và chất lượng. Nên nhớ những đề xuất, kiến nghị này mang lại lợi ích cho toàn bộ tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào. Vì vậy, hãy mạnh dạn đề xuất để cấp trên nắm được. Việc này đồng thời cũng thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm cao và mức độ chắc nghiệp vụ của bạn.

Một số mẫu báo cáo công việc thông dụng hiện nay?

Nếu đây là lần đầu viết báo cáo công việc của bạn nên bạn không biết thực hiện ra sao, có thể tham khảo các mẫu báo cáo công việc dưới đây:

(1) Mẫu báo cáo công việc theo ngày

Tải Mẫu báo cáo công việc theo ngày: Tại đây.

(1) Mẫu báo cáo công việc theo tuần

Tải Mẫu báo cáo công việc theo tuần: Tại đây.

(1) Mẫu báo cáo công việc theo tháng

Tải Mẫu báo cáo công việc theo tháng: Tại đây

(1) Mẫu báo cáo công việc theo năm

Tải Mẫu báo cáo công việc theo năm: Tại đây.

Thông tin trên chỉ mang tính chất tham khảo.