Trình tự kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân về việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn

Trình tự kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân về việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn được quy định tại Mục II Phần II Quy trình kiểm tra hoá đơn do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành kèm theo Quyết định 1403/QĐ-TCT năm 2015 như sau:

1. Ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

1.1. Trường hợp tổ chức, cá nhân không giải trình hoặc giải trình nhưng không chứng minh được hồ sơ, báo cáo về hóa đơn là đúng, công chức kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân (theo mẫu 03/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính).

1.2. Nội dung kiểm tra hóa đơn được quy định cụ thể trong quyết định kiểm tra tại trụ sở của tổ chức, cá nhân, gồm: căn cứ pháp lý để kiểm tra; tên tổ chức, cá nhân được kiểm tra (các đơn vị thành viên cần kiểm tra nếu có); nội dung, phạm vi kiểm tra; thời gian tiến hành kiểm tra; trưởng đoàn kiểm tra và các thành viên của đoàn kiểm tra; quyền hạn và trách nhiệm của đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

1.3. Thủ trưởng Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân ban hành quyết định kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung cũng như hình thức kiểm tra.

1.4. Quyết định kiểm tra hóa đơn được gửi cho tổ chức, cá nhân được kiểm tra chậm nhất là 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày quyết định kiểm tra được Thủ trưởng Cơ quan Thuế ký.

1.5. Trước thời điểm tiến hành kiểm tra tại trụ sở tổ chức, cá nhân mà tổ chức, cá nhân có văn bản đề nghị hoãn thời gian tiến hành kiểm tra thì trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị hoãn thời gian kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra hóa đơn phải xem xét báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ra văn bản chấp nhận hay không chấp nhận việc hoãn thời gian kiểm tra.

1.6. Trong thời gian ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định kiểm tra hóa đơn hoặc trước thời điểm tiến hành kiểm tra hóa đơn tại trụ sở tổ chức, hộ, cá nhân, nếu tổ chức, hộ, cá nhân chứng minh được việc lập, phát hành, sử dụng hóa đơn đúng quy định thì Thủ trưởng cơ quan thuế ra quyết định bãi bỏ quyết định kiểm tra hóa đơn (theo mẫu 19/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính).

Hồ sơ trình bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn gồm:

- Tờ trình nêu rõ lý do bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn.

- Dự thảo Quyết định bãi bỏ Quyết định kiểm tra hóa đơn.

- Quyết định kiểm tra hóa đơn tại trụ sở tổ chức, cá nhân đã ban hành.

- Các tài liệu của tổ chức, cá nhân chứng minh được việc không vi phạm về việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn.

2. Thực hiện quyết định kiểm tra hóa đơn.

2.1. Việc kiểm tra theo Quyết định kiểm tra phải được tiến hành chậm nhất là mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ban hành Quyết định, khi bắt đầu tiến hành kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm công bố quyết định kiểm tra giải thích rõ về nội dung kiểm tra theo quyết định. Khi kết thúc công bố quyết định kiểm tra đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải có biên bản xác định thời gian và nội dung công bố quyết định kiểm tra (Mẫu 05/KTTT ban hành kèm theo thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính).

2.2. Khi tiến hành kiểm tra, các thành viên đoàn kiểm tra phải thực hiện theo phân công của Trưởng đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm về phần công việc được giao. Kết thúc phần việc được giao, thành viên đoàn kiểm tra phải lập biên bản xác định số liệu kiểm tra với đại diện người nộp thuế.

2.3. Nội dung kiểm tra hóa đơn:

2.3.1. Đối với tổ chức được tự in, đặt in hóa đơn:

- Kiểm tra các căn cứ để xác định điều kiện được tự in hóa đơn của tổ chức được tự in hóa đơn và các tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Nghị định số 04/2014/NĐ- CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp có đủ căn cứ xác định tổ chức không đủ điều kiện để tự in đặt in hóa đơn, Đoàn kiểm tra lập biên bản báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý vi phạm hành chính theo thẩm quyền.

- Kiểm tra hình thức, nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/ 2010 của Chính phủ va các văn bản hướng dẫn thi hành.

Kiểm tra tính chính xác của tờ thông báo phát hành hóa đơn, kiểm tra mẫu hóa đơn để xác định có đảm bảo nội dung theo quy định hay không.

2.3.2. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn

Kiểm tra các điều kiện và trách nhiệm của tổ chức nhận in hóa đơn tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.

Trường hợp có đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân không đủ điều kiện để nhận in hóa đơn, tổ chức không đủ điều kiện cung ứng phần mềm tự in hóa đơn Đoàn kiểm tra lập biên bản báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế xử lý theo thẩm quyền quy định.

2.4. Trong quá trình thực hiện kiểm tra, Đoàn kiểm tra được quyền kiểm tra chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, các tài liệu có liên quan trong phạm vi nội dung thể hiện trên hóa đơn.

Trường hợp phát hiện dấu hiệu hóa đơn giả thì Trưởng đoàn kiểm tra yêu cầu tổ chức, cá nhân được kiểm tra xuất trình các mẫu hóa đơn, các ký hiệu nhận dạng hóa đơn, số hóa đơn do tổ chức, cá nhân đã thông báo phát hành và có văn bản xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn.

Trường hợp cần thiết, Đoàn kiểm tra tiến hành đối chiếu, xác minh các hóa đơn có dấu hiệu sử dụng bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn tại các Cục Thuế địa phương khác (nếu có) và các tổ chức, cá nhân có quan hệ mua, bán hàng hoá, dịch vụ với tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

Trường hợp tổ chức, cá nhân được kiểm tra có dấu hiệu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn mà cần phải tạm giữ hóa đơn, tài liệu có liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế thì Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế áp dụng biện pháp tạm giữ hóa đơn, tài liệu, tang vật liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế theo quy định.

2.5. Khi tạm giữ hóa đơn, tài liệu, liên quan đến hành vi trốn thuế, gian lận thuế, Trưởng đoàn kiểm tra phải lập biên bản tạm giữ hóa đơn, tài liệu có xác nhận của tổ chức, cá nhân được kiểm tra.

2.6. Thời hạn kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện kiểm tra tại trụ sở tổ chức, cá nhân. Trong trường hợp xét thấy cần phải có thêm thời gian để xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ thì chậm nhất là một ngày trước khi kết thúc thời hạn kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế gia hạn kiểm tra dưới hình thức Quyết định (Mẫu 18/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính). Quyết định kiểm tra chỉ được gia hạn 01 (một) lần, thời gian gia hạn không quá 05 (năm) ngày làm việc.

3. Lập biên bản kiểm tra

3.1. Trong thời hạn 5 (năm) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải lập Biên bản kiểm tra (theo mẫu 04/KTTT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 6/1/2013 của Bộ Tài chính). Biên bản kiểm tra gồm các nội dung chính sau:

- Các căn cứ pháp lý để thiết lập biên bản.

- Nêu nội dung đã kiểm tra và kết luận từng nội dung đã tiến hành kiểm tra, xác định hành vi, mức độ vi phạm và đề xuất xử lý vi phạm theo thẩm quyền. Kiến nghị biện pháp xử lý không thuộc thẩm quyền của Đoàn kiểm tra.

3.2. Biên bản kiểm tra trước khi công bố công khai phải được thống nhất trong Đoàn kiểm tra. Nếu có thành viên trong Đoàn không thống nhất thì Trưởng đoàn kiểm tra có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về nội dung biên bản kiểm tra. Trong trường hợp này, thành viên trong đoàn kiểm tra có quyền bảo lưu số liệu theo biên bản từng phần việc được giao.

3.3. Biên bản kiểm tra phải được công bố công khai trước Đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra. Nếu tổ chức, cá nhân được kiểm tra yêu cầu Trưởng đoàn kiểm tra phải giải thích các nội dung chưa rõ trong biên bản kiểm tra.

3.4. Biên bản kiểm tra phải ghi rõ số trang và các phụ lục đính kèm (nếu có) Trưởng đoàn kiểm tra và tổ chức, cá nhân được kiểm tra phải ký vào từng trang của biên bản kiểm tra và các phụ lục kèm theo, đóng dấu của người nộp thuế nếu người nộp thuế là tổ chức có con dấu riêng.

Tổ chức, cá nhân được kiểm tra được quyền nhận biên bản kiểm tra và bảo lưu ý kiến trong Biên bản kiểm tra.

3.5. Biên bản kiểm tra phải được lập thành 5 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

- 01 bản tổ chức, cá nhân được kiểm tra giữ.

- 01 bản Đoàn kiểm tra giữ.

- 01 bản gửi cho bộ phận kê khai và kế toán thuế.

- 01 bản gửi bộ phận ấn chỉ (nếu bộ phận kiểm tra thuế chủ trì kiểm tra hóa đơn) hoặc gửi bộ phận kiểm tra thuế (nếu bộ phận ấn chỉ chủ trì kiểm tra hóa đơn).

- 01 bản lưu tại bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn.

4. Xử lý kết quả kiểm tra.

4.1. Chậm nhất năm (05) ngày làm việc kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra với tổ chức, cá nhân bị kiểm tra, trưởng đoàn kiểm tra phai báo cáo người ra quyết định kiểm tra về kết quả kiểm tra. Trường hợp phát sinh hành vi vi phạm phải xử phạt vi phạm hành chính thì trong thời hạn không quá mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản, Thủ trưởng cơ quan thuế phải ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Tổ chức, hộ, cá nhân bị kiểm tra có nghĩa vụ chấp hành quyết định xử lý kết quả kiểm tra.

4.2. Trường hợp mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn vượt quá thẩm quyền của người ban hành quyết định kiểm tra thì trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản kiểm tra, người ban hành quyết định kiểm tra có văn bản đề nghị người có thẩm quyền ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn (kèm theo biên bản kiểm tra) và thông báo cho tổ chức, cá nhân được kiểm tra biết.

4.3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính, người nhận được văn bản đề nghị của Cơ quan Thuế phải ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền hoặc thông báo chuyển lại hồ sơ cho Cơ quan Thuế đã đề nghị về việc không thuộc thẩm quyền xử phạt.

4.4. Trường hợp qua kiểm tra phát hiện hành vi vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn dẫn đến phải xử lý về thuế thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà trưởng đoàn kiểm tra hóa đơn báo cáo lãnh đạo bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn trình Thủ trưởng Cơ quan Thuế ban hành quyết định xử lý về thuế hoặc chuyển hồ sơ cho bộ phận kiểm tra thuế hoặc thanh tra thuế để làm thủ tục ban hành quyết định kiểm tra hoặc thanh tra việc chấp hành pháp luật thuế theo quy định của Luật quản lý thuế.

Trên đây là nội dung quy định về trình tự kiểm tra hóa đơn tại trụ sở của tổ chức, cá nhân về việc tạo, in, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này bạn nên tham khảo thêm tại Quyết định 1403/QĐ-TCT năm 2015.

Trân trọng!