Văn thư cơ quan có trách nhiệm thế nào trong công tác thu hồi và huỷ văn bản đi?

Nội dung chính

• Thực hiện theo dõi, kiểm tra gửi, nhận văn bản đi thế nào?
• Pháp luật quy định như thế nào về hoạt động khai thác, sử dụng văn bản đi?
• Văn thư cơ quan có trách nhiệm thế nào trong công tác thu hồi và huỷ văn bản đi?

Thực hiện theo dõi, kiểm tra gửi, nhận văn bản đi thế nào?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 4 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về theo dõi, kiểm tra gửi, nhận văn bản đi như sau:

Theo dõi, kiểm tra gửi, nhận văn bản đi

a) Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc.

Đối với văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn thư cơ quan ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp theo quy định.

Đối với văn bản đi qua mạng, văn thư phải theo dõi trạng thái văn bản đã phát hành qua hệ thống.

b) Văn thư cơ quan phải lập sổ để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Định kỳ (hằng tuần hoặc tháng, quý, năm) văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành để báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phục vụ việc quản lý, khai thác. Hết năm, văn thư cơ quan đóng thành sổ danh mục văn bản phát hành trong năm và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Theo đó, sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc.

Đối với văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn thư cơ quan ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp theo quy định.

Đối với văn bản đi qua mạng, văn thư phải theo dõi trạng thái văn bản đã phát hành qua hệ thống.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm thế nào trong công tác thu hồi và huỷ văn bản đi? (Hình từ Internet)

Pháp luật quy định như thế nào về hoạt động khai thác, sử dụng văn bản đi?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 5 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về hoạt động khai thác, sử dụng văn bản đi như sau:

Khai thác, sử dụng văn bản đi

a) Trong thời gian lưu giữ văn bản, tài liệu ở văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu theo quy định. Khi phục vụ yêu cầu mượn văn bản, văn thư cơ quan phải đăng ký vào sổ, ghi rõ số lượng, nội dung văn bản cho mượn, thời hạn trả và có ký nhận. Đơn vị, cá nhân mượn văn bản có trách nhiệm trả đủ, đúng thời hạn quy định.

b) Việc khai thác, sử dụng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức.

Theo đó, khi khai thác và sử dụng văn bản đi cần phải đảm bảo những yêu cầu theo quy định nêu trên.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm thế nào trong công tác thu hồi và huỷ văn bản đi?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 6 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về thu hồi và huỷ văn bản đi như sau:

Thu hồi và huỷ văn bản đi

a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đủ, đúng hạn những văn bản có quy định thu hồi. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lại đủ, đúng thời hạn các văn bản có quy định thu hồi. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên mạng cho bên nhận biết để xử lý, đồng thời huỷ bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống.

b) Văn thư cơ quan có trách nhiệm huỷ các văn bản thu hồi, văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng sau khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người được uỷ quyền) phê duyệt theo quy định.

c) Việc huỷ văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng phải bảo đảm không thể phục hồi, khai thác được thông tin chứa trong đó. Khi huỷ phải lập biên bản, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và người trực tiếp huỷ.

Như vậy, văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đủ, đúng hạn những văn bản có quy định thu hồi. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lại đủ, đúng thời hạn các văn bản có quy định thu hồi.

Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên mạng cho bên nhận biết để xử lý, đồng thời huỷ bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống.

Đồng thời, việc huỷ văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng phải bảo đảm không thể phục hồi, khai thác được thông tin chứa trong đó. Khi huỷ phải lập biên bản, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và người trực tiếp huỷ.

Trân trọng!